如果有人需要你提供這樣一個數(shù)據(jù)——在新加入組織的志愿者中有多少能夠在年內(nèi)進行義務服務，你需要多長時間來回答這個問題呢？還有，在某個特定的國家里，你的組織擁有多少積極分子？或者對于河流組織來說，在最近五年里世界上哪些地區(qū)的水質(zhì)提高得最快呢？

　　數(shù)據(jù)庫就可以幫助你的組織提升回答這些問題的能力。在今天，毋庸質(zhì)疑，數(shù)據(jù)庫對于中小型組織來說，能夠起到不可估量的作用，因為數(shù)據(jù)庫是幫助組織集中力量于關鍵且緊要事務的一個非常重要的工具。

　　數(shù)據(jù)庫可以使你能夠管理成千上萬的人和計劃的數(shù)據(jù)；通過創(chuàng)建人員列表來進行工作聯(lián)絡，簡單而直接;數(shù)據(jù)庫還可以使得報告變得更簡單，不用煩瑣地核對電子表格和聯(lián)系人，僅僅按下一個按鈕就能生成報告。

　　當然，伴隨著數(shù)據(jù)庫強大的功能也帶來了復雜性，所以在選擇和使用數(shù)據(jù)庫軟件時有很多要考慮的因素。為了幫您更好地駕馭這個過程，我們與很多中小型組織交流并了解了它們面臨的問題和存在的優(yōu)勢，以及它們對數(shù)據(jù)庫的疑問。

　　明確什么是最重要的

　　在你打算要使用數(shù)據(jù)庫并考慮要選擇哪個數(shù)據(jù)庫是最適合自己的之前，首先，要想想對于自己的組織來說，什么是最重要的，這非常重要。

　　了解使用者是誰 首先，組織中的數(shù)據(jù)庫不應該只是屬于技術(shù)人員，很多人都需要使用這個數(shù)據(jù)庫——比如說，任何人都有可能使用這個數(shù)據(jù)庫來查詢某個會員的電話號碼，或者其他的聯(lián)系方式。

　　考慮你要做的任務和你要追蹤的數(shù)據(jù) 新的系統(tǒng)要支持現(xiàn)有的什么任務？相比原來力不從心的系統(tǒng)，新的系統(tǒng)需要改進的是什么？最終想要做的是什么？這些都是必須要明確的。

　　從你希望的結(jié)果開始 制作一個包括所有你想從系統(tǒng)中得出的報告、名單以及其他資料的列表。明確你需要的是什么信息，你想要的系統(tǒng)是通過什么方式來過濾數(shù)據(jù)的。

　　從可能性的考慮中獲得幫助 了解與你相同的組織的動向，或者他們在公共數(shù)據(jù)庫軟件中都提供了什么信息，這些可以幫助你明確自己需要的是什么;另一個方面，慎重考慮那些看似很漂亮的功能——不要被那些僅僅好看而不實用的功能所迷惑。

　　安排需求的主次 確定你的需求中哪些是緊要的，哪些是僅僅為了美觀而需要的。如果你想一次就尋找到支持所有功能的系統(tǒng)，很可能結(jié)果是給自己帶來了一個十分復雜的系統(tǒng)。

　　以上的計劃可以為挑選一個好的數(shù)據(jù)庫打下很好的基礎，而且，一旦你拿到了想要的數(shù)據(jù)庫以后，會因為你之前的計劃而有一個很高的使用效率。在這一階段，對計劃多一點思考和多一些與自己實際要求的吻合是很重要的，因為這會在很大程度上影響你最后拿到的是一個很好的技術(shù)工具，還是一個昂貴的失誤。

　　選擇最適合自己的

　　在明確了自己的需要是什么以后，你還需要去了解都有什么可供選擇的數(shù)據(jù)庫軟件包。

　　了解你的選擇權(quán) 不要從一開始就決定僅僅對你所熟悉的數(shù)據(jù)庫感興趣，想想還有什么其他的可供選擇，參考多一些的數(shù)據(jù)庫介紹。市場是很大的，一些你不熟知的軟件必然有它存在的理由，而這沒準就是你所需要的。

　　選擇自己建立數(shù)據(jù)庫要謹慎 看似嚴格按照自己的需要在Access或者FileMaker Pro建立一個數(shù)據(jù)庫就可以了，但是當你有特殊需要的時候，某些問題就會凸現(xiàn)出來。問問你自己，你的組織是否有能力制作一個數(shù)據(jù)庫軟件，你有設計、建立和測試數(shù)據(jù)庫的資源嗎？能夠維護和更新你的數(shù)據(jù)庫嗎？如果建立數(shù)據(jù)庫的人突然離開了該怎么辦？這些都是需要考慮的。

　　整合，但不要過分增加 要盡量努力使自己的數(shù)據(jù)庫數(shù)量變少，你的組織中所有人的聯(lián)系信息都應該存放在一個數(shù)據(jù)庫中。如果你發(fā)現(xiàn)需要添加一個另外的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)時，想想如何整合這些數(shù)據(jù)，將它們放到原有的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中。

　　把價格作為一個標準 一個免費或者十分便宜但是卻不能滿足你需求的數(shù)據(jù)庫是毫無用處的。事實上，如果選擇這樣的數(shù)據(jù)庫，那么你花在使其正常運轉(zhuǎn)的成本很可能要大于適合你的數(shù)據(jù)庫的成本，即使這樣的數(shù)據(jù)庫會多花錢來購買。所謂物有所值，一定要選擇滿足自己需求的數(shù)據(jù)庫，錢不會白花的。

　　不要以為越大越好 更多的特性和更多的功能幾乎必然會使得你的員工們更困難地掌握操作的技術(shù)。最好尋找那些滿足你的核心需求，而沒有一大堆其他附加特性的數(shù)據(jù)庫。

　　你可能會在全面查看了每個可能的解決方案后找出最適合自己的數(shù)據(jù)庫。當然，如果你在之前定義了你的需求，當那個完全滿足你的需求并且能夠有效地工作的數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)的時候，你一定不會放過的，要打有準備之仗。

　　更好地使用數(shù)據(jù)庫

　　選擇好數(shù)據(jù)庫，只是第一步，因為運行數(shù)據(jù)庫是一個長期的過程。

　　不要低估啟動過程 數(shù)據(jù)庫投入使用是個耗時間的過程。你需要遷移你所有的數(shù)據(jù)——不論是從現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫還是電子表格、Outlook，或者其他資源——到新的數(shù)據(jù)庫，之后還要對你的員工進行培訓。記住，這個過程會很艱難。

　　定義數(shù)據(jù)輸入規(guī)則和標準 保證任何人都能看得懂如何輸入數(shù)據(jù)�！胺N類”、“編號”都是些什么意思？地址是要用大寫還是小寫？如果數(shù)據(jù)的輸入格式不一致，會帶來噩夢般的結(jié)果，那樣你根本無法得到名單或者報告；如何制定目錄和信息編碼等，這些問題會在很大程度上影響你的使用。

　　安排數(shù)據(jù)庫管理人員 需要有人監(jiān)督數(shù)據(jù)庫以及輸入的數(shù)據(jù)，用以保證數(shù)據(jù)庫正常的運行，并對其進行檢修，必須確定究竟是誰來負責這件事。

　　其實，花一點點時間來培訓、制定標準和維護等，這會使得一切運轉(zhuǎn)變得更順利，避免將來發(fā)生令人頭疼的事。

　　雖然數(shù)據(jù)庫能夠給組織帶來巨大的效益，可是選擇好的數(shù)據(jù)庫軟件并使其正常運轉(zhuǎn)看起來是很難的一件事。想想你需要什么，看看其他類似的組織都在做些什么，仔細選擇解決方案，認真監(jiān)督你的現(xiàn)行系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和程序。根據(jù)上面的建議，可以使得中小型組織輕松地識別組織中的每個人、快速地生成報告、提高你的計劃能力和關系水平，與此同時，最重要的是更好地完成任務。