金蝶K/3在香港皇朝家私有限公司信息化應用案例
一、企業(yè)的需求與期望
隨著計算機技術的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)產業(yè)已經越來越不能在信息化浪潮下獨善其身。由于家私行業(yè)特點和公司較大的生產規(guī)模，使得皇朝家私的庫存管理一直是個難題，規(guī)格、品種眾多的原材料和半成品不僅做不到及時、準確的記錄和跟蹤，外形相似但來源和成本相異的物料也未能清晰管理和分析最佳流向，造成了許多實物和信息資源的流失。激烈的市場競爭，對家私行業(yè)在速度、質量、服務、成本、創(chuàng)新能力以及敏捷性等多方面提出了更高的要求。而傳統(tǒng)的管理模式不僅束縛了公司人、財、物等各種資源的合理利用，對復雜多變的外部環(huán)境也缺乏相應的應變能力。因此，尋求現代化的科學管理思想和方法，采用以計算機技術為核心的企業(yè)管理系統(tǒng)，實現對公司財務和購銷存等的現代化管理成為公司生產經營能夠持續(xù)發(fā)展的關鍵之一。
1998年到1999年上半年，皇朝家私派專業(yè)人員考察了眾多國內外企業(yè)管理軟件供應商和其提供的應用方案。根據自身企業(yè)特點和具體需求，最終確定采用金蝶公司的K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案。從根本上改變并促進各部門之間的信息交流，提高工作效率；對倉庫部門實現有效的跟蹤和控制，保證企業(yè)整體生產經營的正常運行的同時，有效降低成本；企業(yè)領導及時、全面地掌握企業(yè)情況；以滿足現代企業(yè)管理的要求和信息共享及全面提高企業(yè)競爭力。
皇朝家私根據自身企業(yè)特點和具體需求，派專業(yè)人員考察應用方案的同時，廣泛征求企業(yè)內部的意見，全面而慎重地做出最優(yōu)化選擇，于1999年7月正式決定實施金蝶公司的K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案。
二、K/3系統(tǒng)的實施
系統(tǒng)實施是決定系統(tǒng)能否在企業(yè)中成功運用的關鍵。為確保本次實施成功，皇朝家私與金蝶公司共同成立了專項實施小組，由皇朝家私董事長親自出任小組長，金蝶公司總部和廣州分公司派出了專門的工程師與實施顧問。
�。ㄒ唬┡嘤枺喊▋蓚�方面。一是教育，關于觀念、知識結構，是企業(yè)員工被動地接受新觀念、新方法；第二，才是培訓，關于操作技能，是企業(yè)員工主動地學習，再造企業(yè)。只有皇朝家私與金蝶一道從思想觀念上和行為手段上，從上到下，做好全員培訓，才能推動K/3實施走向成功。
（二）系統(tǒng)初始化
K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案的所有功能模塊的信息和數據完全實現共享，所以基礎資料的錄入只需在一個模塊完成后，其他模塊不需再重復錄入。由于皇朝家私急于使用工業(yè)倉存和工業(yè)核算系統(tǒng)解決庫存管理的難題，實施小組經過分析研究決定采用分步實施的方法：
a、先實施工業(yè)倉存和工業(yè)核算模塊，實現這兩部分系統(tǒng)的功能；
b、在倉庫實施后一周內實施財務相關模塊；
c、然后在二個月后全面實施采購，銷售等系統(tǒng)。
根據實施步驟安排，在倉庫部門完成基礎資料的錄入工作。
1、供應商、客戶
皇朝家私擁有固定供應商200家左右，遍及全國各地的客戶數百家。由于K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案提供可以按地域等條件進行無限制分級管理功能，使皇朝家私的供應商和客戶經過合理分類后得以有序、科學地管理，采購人員可迅速查詢到要找的供應商，而銷售人員可準確統(tǒng)計和查詢相關的客戶資料、倉庫資料、部門、職員也進行分級定義和管理。
2、物料資料和BOM
皇朝家私產品形成方式主要有兩種：采購回半成品，組裝成各式家具；采購原材料，由生產車間加工后成半成品，綜合組裝成產成品。由于從原材料到最終家私成品的配合方案靈活多變，故皇朝家私的BOM（產品結構）采用根據需要靈活定義的方式，以滿足實際業(yè)務和市場變化的需要。
3、會計科目、計量單位、幣別信息等資料
由于K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案分行業(yè)預設了常用的會計科目，皇朝家私的財務人員高效地完成了會計科目的設置。其他相關的業(yè)務和企業(yè)信息均在初始化過程中，經過合作雙方的密切配合得以順利完成。
三、各部門的實際應用
皇朝家私的實際業(yè)務流程中銷售訂單、生產訂單、采購訂單的填寫由各部門完成，原來要想連接與跟蹤，只能靠單據在各個部門傳遞來完成，這樣會導致信息不能及時反饋或單據丟失，為管理帶來很大不便。實施K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案后，功能模塊分別應用于不同部門，實施完成和全面啟用后，實現了如下的具體應用：
采購部門：未使用系統(tǒng)前，采購部門是根據銷售訂單和倉庫每日送達的倉庫收發(fā)表手工制定采購訂單。使用系統(tǒng)后可參考即時庫存和產品結構（BOM）由銷售訂單自動生成采購申請，進而做采購訂單，做到以銷定產。工作人員尤其滿意的是大量的統(tǒng)計、分析運算由系統(tǒng)自動完成，各種采購報表準確記錄物料的收貨、訂貨情況，實現對采購訂單執(zhí)行情況的動態(tài)跟蹤，還可以對供應商的供貨價格和結構進行分析，完成了許多原來想做但由于工作量大而沒做的事。
銷售部門：系統(tǒng)和原手工流程相一致，都是根據客戶實際訂貨，由銷售部制作銷售訂單、銷售出庫通知單、銷售發(fā)票等單據，銷售部門不需更改流程就用系統(tǒng)直接替代了手工。銷售收入、銷售發(fā)貨的統(tǒng)計是重要而工作量大的工作，由系統(tǒng)來做即及時又準確，領導通過查詢可隨時掌握銷售部門的情況，非常滿意。
倉庫部門：根據采購部門的收貨通知單和客戶的收貨通知單，對送到的貨由質檢部門檢驗后作入庫處理，同時電腦打印入庫單，由相關人員簽名；領料由生產部門主管簽名，倉庫根據領料申請單發(fā)貨，同時作出庫處理，打印出庫單，由相關人員簽名，完成不同事務的出入庫處理和跟蹤。實現了及時記錄各部門的領用和各種出入庫情況，及時反應實際庫存。
財務部門：工業(yè)核算系統(tǒng)核算不同事務類型的出入庫成本，自動生成憑證由總賬使用，結合應收款、應付款等財務系統(tǒng)，完成對皇朝家私的財務數據全面的記錄、統(tǒng)計和分析，實現財務、業(yè)務一體化管理。
四、實施K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案的感受和體會
在實施K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案之后的幾個月中，皇朝家私人員普便認識到企業(yè)通過使用管理軟件可解決許多手工模式存在的弊端，對企業(yè)管理的多方面都有提升和幫助。合理的規(guī)范企業(yè)的采購行為，及時的根據銷售、生產、庫存進行采購，在保證正常生產的前提下有效降低產品及原材料的庫存及資金的占用。
1、由于長期采用手工作業(yè)，致使營銷部門的工作負擔很重，工作效率不高，不能有效地進行動態(tài)管理，無法對銷售合同、采購合同等進行高效的管理和控制。使用系統(tǒng)后健全了供應商統(tǒng)計管理和客戶資料匯總體系，實時跟蹤營銷信息的變化，進行銷售分析和比較，同時有助于管理好各銷售網點業(yè)務、充分協(xié)調其供求關系。
2、手工管理模式時數據資源不能共享、信息滯后，公司高層很難從總體上把握大局。實施K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案后，財務、采購、銷售、庫存等部門的信息通過權限的設置可實現企業(yè)所需的充分共享，使高層管理者可及時、準確的了解和掌握各個部門的情況，能及時準確地得到第一手財務業(yè)務資料，便于做出決策分析。
3、引入先進的管理模式和先進計算機及網絡系統(tǒng)為公司的管理提供先進工具，實現公司內部信息資源的高度共享、交換及利用，以使公司成員在生產和經營過程中以盡量小的投入來獲取最大的產出，從而使公司的投資按目標得以回報。
皇朝家私認為通過對K/3系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)管理解決方案的實施，基本達到了他們的初衷，同時還有許多意外收獲�？蛻糁朗褂孟到y(tǒng)后，對于是否能及時供貨的疑問明顯減少，業(yè)務往來信心進一步增強。在同行中的聲譽得到進一步提升。以前某些沒太留意的問題在系統(tǒng)的實施的過程中發(fā)掘出來，通過多方面的探討和協(xié)調，進一步理順了業(yè)務流程和管理規(guī)范，有些暫時沒能解決的問題也為日后企業(yè)管理的提高提供了參考和警示。尤為欣喜的是為公司培養(yǎng)出一批既懂現代化管理，又懂計算機技術的復合型管理人才，為公司的長遠發(fā)展提供了必要保證。保證公司跟上了網絡時代的發(fā)展步伐。
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